Đối với một công ty hoặc một doanh nghiệp thì nhân viên là nguồn sống là tâm hồn của công ty đó, doanh nghiệp đó. Và bộ phận nhân sự là bộ phận sẽ giúp đánh giá, duy trì, phát triển, động viên, tạo điều kiện cho hàng trăm, hàng ngàn nhân viên ấy phát huy hết khả năng của mình.
Nhưng trên thực tế không phải công ty nào cũng công ty lớn với hàng trăm nhân viên, sẽ có những công ty với quy mô nhỏ có số lượng nhân viên chỉ đến hàng chục thập chí là chỉ 1 người hoặc 10 người. Vậy câu hỏi đặt ra là bộ phận nhân sự có thực sự cần thiết.
Có. Tuy những công ty doanh nghiệp nhỏ nhưng chăm sóc nhân viên là việc không thể bỏ qua. Với những công ty nhỏ thì nhân viên có thể dễ quản lí hơn kèm theo một người phải đảm nhiệm nhiều công việc, tuy bộ phận nhân sự không được thiết lập chính thức nhưng đó vẫn là công việc mà một chủ doanh nghiệp nhỏ đang đảm nhiệm.
Và dưới đây là một số hướng dẫn cho những công ty không có bộ phận nhân sự:
- Thông thường quản lý nhân viên là việc của chủ doanh nghiệp nhưng nếu họ không có tài trong khả năng đó thì cần phải xác định xem ai có thể đảm nhận chức năng quản lý nhân viên như một giám đốc nhân sự thực thụ. Thật ra trách nhiệm này có thể được giao cho một hay nhiều người cùng đảm trách. Vấn đề chỉ là ai đảm trách thì người đó cần tìm hiểu một số thông tin về Luật Lao động cùng các quy định liên quan.
- Tiếp theo, cần xây dựng danh sách các quy định, thỏa thuận trong nội bộ doanh nghiệp, chế độ lương, thưởng, giờ làm việc, phụ cấp, lương ngoài giờ (nếu có), cấp bậc nhân viên, số ngày phép, bảo hiểm… Nên tham khảo các văn bản pháp quy để đảm bảo mọi quy định có lợi nhất cho doanh nghiệp và đều hợp lệ.
- Lập hồ sơ nhân sự, bao gồm tất cả những thông tin liên quan như ngày bắt đầu làm việc, ngày được tăng lương, ngày thăng chức, ngày được tham gia chế độ bảo hiểm, các đánh giá hiệu quả công việc, số lần được thưởng,… Việc này sẽ giúp người quản lý hiểu rõ nhân viên của mình về mọi mặt, đồng thời là những thông tin cần tham khảo lại khi cần có sự thay đổi về nhân sự.
- Xác định xem ai sẽ chịu trách nhiệm quản lý việc trả lương cho toàn thể nhân viên, chi trả vào ngày nào, bằng hình thức nào (trực tiếp hay chuyển khoản). Việc này có thể do bộ phận kế toán đảm trách. Chú ý rằng, một số thu nhập khác ngoài lương như quyền lợi đặc biệt, thưởng… thì không nên chi trả cùng với lương.
- Quy trách nhiệm cụ thể về việc huấn luyện và hướng dẫn nhân viên mới cho một người cụ thể. Đồng thời cần thông báo cho nhân viên mới về quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động cũng như những chính sách của công ty.
- Có bảng quy định mức thưởng và trường hợp thưởng đặc biệt. Muốn xây dựng quy định về các chế độ này, trước hết cần có bản mô tả công việc, trách nhiệm rõ ràng cho từng vị trí. Thông thường, mọi người nghĩ rằng nên thiết lập chế độ thưởng thêm ngoài lương, hoặc tăng lương để khuyến khích nhân viên làm việc. Tuy nhiên, có ý kiến cho rằng với số lượng nhân viên công ty ít hơn 50 người thì việc này không cần thiết. Nếu số nhân viên ít hơn 20 người thì theo các chuyên gia là hoàn toàn không cần xây dựng các quy định về chế độ thưởng, mà có thể thưởng hoặc tăng lương dựa theo tình hình hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.
- Nên xây dựng một hệ thống thông tin nội bộ. Bất kỳ thay đổi nào về nội quy, chế độ làm việc, quyền lợi, trách nghiệm của người lao động và cả những điều luật mới do chính quyền ban hành cũng cần được phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên.
- Một chức năng quan trọng của bộ phận nhân sự là tuyển dụng. Nhưng tại các công ty nhỏ, hoạt động ổn định thì thuế càng ít người càng tốt, trong thời hạn tối đa là một năm. Một số doanh nghiệp chịu sự cạnh tranh gay gắt lại chỉ chú trọng giữ chân các nhân viên cũ. Dù doanh nghiệp có bất kỳ chính sách nhân sự nào thì phương pháp phỏng vấn, tuyển chọn và phân bổ công việc một cách chính xác vẫn đóng vai trò rất quan trọng.
Việc đánh giá sai dẫn đến nhân viên được thuê không thực sự thích hợp với vị trí và nhu cầu của công ty sẽ làm công ty lãng phí nhiều nguồn tài nguyên. Nên việc lựa chọn người đảm nhiệm chức năng này cần phải được chọn lọc kĩ lưỡng. Kèm theo phải hiểu rõ các quyền lợi, trách nhiệm và quy trình tuyển dụng, cũng như các khả năng thương lượng để cho việc tuyển dụng diễn ra thuận lợi nhất cho cả nhân viên tìm việc và công ty.
Một điểm nhỏ nhưng không kém phần quan trọng là với việc tổ chức tiệc, đi chơi, du lịch dã ngoại để giúp nhân viên công ty đoàn kết, thoải mái. Nhưng những việc này có thể ủy thác lại cho ai đó hăng hái, nhiệt tình hơn đảm nhiệm. Với là một người đứng mũi chịu sào cho tất cả mọi hoạt động của công ty, bạn nên kỹ lưỡng lựa chọn cẩn thận người tin cậy để đảm nhiệm công việc quản lý nhân sự này.
Nguồn:Tổng hợp & biên tập